June 15, 2005, 11:00 Eastern Time (Updated 14:00) --
Computershare Trust Company of Canada, a subsidiary of Chicago
based Computershare
Limited, is requesting that all its Canadian employees based
in Canada provide their fingerprints to the
American Federal Bureau of Investigation. The e-mail that was
sent by the company to all its employees in Canada (in both English and French)
is reproduced below. It was sent to us by a whisle-blower, and
the company confirmed its content.
Sent on behalf of Nancy Greer
Employee Communication for all Computershare Trust Company of Canada
and Computershare Investor Services employees
Subject: Employee Fingerprinting Process
May 31, 2005
Over the next few weeks, we will begin a nationwide initiative for
all new and existing Computershare personnel. By the end of July
we expect to have completed a fingerprint card process for all of
our employees in Canada.
This process is required to comply with the rules of the U.S. Securities
and Exchange Commission (the “SEC”). As Computershare
Trust Company of Canada and Computershare Investor Services Inc.
(collectively, “Computershare”) perform transfer agency
services for companies with securities registered under Section 12
of the Securities Exchange Act of 1934 (the “Act”), Computershare
is registered as a transfer agent under that Act. In order to comply
with the requirements of registration and to maintain this registration,
Computershare must meet the SEC’s rule that employees of transfer
agents be fingerprinted.
A Federal Bureau of Investigation-approved signature card must be completed
by you and submitted by Computershare to the FBI. The card will include
your fingerprints and other basic identifying information about you,
including your name, date of birth, height, eye and hair colour,
etc. You will be the person who completes the card, in duplicate.
To manage this process with as little inconvenience to you as possible,
your local Human Resources department will work directly with your
manager to set up a schedule. Once you complete the duplicate cards,
they will be submitted to a designated Computershare HR employee
who will review them only to ensure that all the fields have been
completed. Then, one card will be forwarded to the FBI in accordance
with the SEC requirements. The second card will be placed in a sealed
envelope (you can seal it) and will be stored separately from your
human resources file. This copy of the card must be maintained by
Computershare in accordance with the requirements of the SEC for
audit purposes. It will not be used for any purpose by Computershare
for any employment-related reason.
Below is a FAQ (frequently asked questions) that may respond to some
of your initial questions. Should you have additional questions,
feel free to ask your manager or your local human resources manager.
1. Why does this need to be done? Many of our clients issue securities that
are registered under Section 12 of the Act and, as such, are required to
retain a transfer agent registered with the SEC. Registration as a transfer
agent requires, among other things, the transfer agent to have employees
fingerprinted.
2. What is the process? Your local HR team will set up a schedule with your
immediate manager in order to have minimal impact on your work day. You will
complete two cards with the specified information and your fingerprints.
The cards will be reviewed by a designated Computershare employee solely
to confirm that all fields have been completed. Then, the fingerprint card
will be sent to the National Association of Securities Dealers, Inc. (“NASD”)
in Maryland. The NASD will then submit your card electronically to the FBI
so that it can see if your prints match any prints in its fingerprint database.
Once the FBI has completed its comparison, it will destroy its copy of the
cards. Your fingerprints will not be added to or kept on the FBI’s
fingerprint database. The FBI is only interested in checking for criminal
convictions in the U.S.. Misdemeanors, such as speeding, are not kept by
the FBI and therefore are not reported back to Computershare. The FBI will
keep a record of certain other information on your card (name, date of birth,
etc.), but only for approximately 18 months. They do so in order to be able
to confirm that they did or did not report a search result on a certain person
within such 18 month period. We are advised that the NASD will store the
original cards for up to two years for quality assurance purposes or if the
FBI needs to confirm information; then the cards are destroyed.
3. How long will this process take? The actual fingerprinting will take a few
minutes. It may take several weeks for the cards to be processed by the NASD
and the FBI.
4. What happens to the second information card? The HR department must retain
the duplicate card. It will be kept in a secure cabinet, in a separate file,
distinct from your personnel file, and will be used for audit purposes if
requested by the SEC. This data will not be used or reviewed by any Computershare
employee for any other purpose; for example, your manager would not have
access to your card upon a review of your personnel file.
The only Computershare employees who will have access to the cards are those
responsible for SEC compliance, and then, only if the SEC seeks to audit the
cards.
5. How long will you keep my duplicate fingerprint card?
Computershare is required by the SEC to retain your card during, and for at
least three years following the conclusion of, your employment with the company.
6. Why do we care if we are registered as a transfer agent in the United States?
As we previously stated, a large number of our clients issue securities that
are registered under the Act and, therefore, are required to retain a registered
transfer agent. If Computershare is not registered, clients will not be able
to retain us or keep us as their transfer agent.
These clients include the Bank of Montreal, Royal Bank, BCE, Research in Motion,
Bank of Nova Scotia, Magna International, Nortel, Rogers, TELUS, CP Rail, Fording,
Pengrowth, Intrawest, Glamis Gold, Ballard Power Systems and Northgate Minerals,
not to mention a host of small and mid-size issuers.
7. What happens if there is a “hit” (a criminal conviction is detected)
on my record by the FBI? The FBI will advise Computershare’s HR department
and each situation will be evaluated on its facts.
8. Why are the cards and fingerprints sent to the FBI and not to the RCMP?
As this is a U.S. rule, a U.S. law enforcement agency is required. The FBI
is reviewing criminal convictions in the U.S. only.
9. What if I don’t want to be fingerprinted? Computershare believes it
is vital to the future of the company to maintain its SEC registration as a
transfer agent, and so is committed to ensuring that all employees participate
in this initiative.
Nancy Greer
Executive Vice President, North America
Human Resources
Computershare Investor Services LLC
Communication destinée à tous les employés de
la Société de fiducie Computershare du Canada et de Services
aux investisseurs Computershare
Objet : Processus de prise des empreintes digitales des employés
Le 31 mai 2005
Au cours des prochaines semaines, nous entreprendrons à l’échelle
nationale un processus qui visera tous les nouveaux employés
et les employés existants de Computershare. D’ici la fin
de juillet, nous nous attendons à avoir des cartes d’empreintes
digitales pour tous nos employés au Canada.
Ce processus est obligatoire en vertu des règles de la Securities
and Exchange Commission (la « SEC ») des États-Unis.
Comme la Société de fiducie Computershare du Canada et
Services aux investisseurs Computershare Inc. (collectivement « Computershare »)
assurent des services de transfert de titres à des sociétés
dont les titres sont inscrits en vertu de l’article 12 de la
Securities Exchange Act of 1934 (la « Loi »), Computershare
est enregistrée en tant qu’agent de transfert aux termes
de cette Loi. Afin de répondre aux exigences relatives à l’enregistrement
et de maintenir cet enregistrement, Computershare doit se conformer à la
règle de la SEC qui stipule que les employés des agents
de transfert doivent être soumis à une prise d’empreintes
digitales.
Vous devez remplir un carte de signature approuvée par le Federal
Bureau of Investigation, que Computershare soumettra au FBI. La carte
comprendra vos empreintes digitales ainsi que d’autres renseignements
d’identification de base, y compris votre nom, votre date de
naissance, votre taille, la couleur de vos yeux et de vos cheveux,
etc. C’est vous qui devrez remplir cette carte, en deux exemplaires.
Pour que vous soyez le moins possible dérangés par ce
processus, votre service local des Ressources humaines travaillera
directement avec votre directeur afin d’établir un calendrier.
Une fois que vous aurez rempli les deux cartes, celles-ci seront soumises à un
employé désigné des Ressources humaines de Computershare,
qui les passera en revue uniquement pour s’assurer que tous les
champs ont été remplis. Une carte sera ensuite envoyée
au FBI, conformément aux exigences de la SEC. La deuxième
carte sera placée dans une enveloppe cachetée (vous pouvez
la cacheter vous-même) et classée séparément
de votre dossier des Ressources humaines. Computershare conservera
cette copie conformément aux exigences de la SEC aux fins de
la vérification interne. Elle ne s’en servira pas à quelque
fin que ce soit pour des raisons liées à l’emploi.
Vous trouverez ci-dessous un certain nombre de questions et réponses
qui répondront peut-être aux questions qui vous viennent à l’esprit.
Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à les
poser à votre directeur ou à votre directeur des Ressources
humaines.
10. Pourquoi faut-il procéder ainsi ? Bon nombre de nos clients émettent
des titres qui sont inscrits en vertu de l’article 12 de la Loi, et doivent
par conséquent retenir les services d’un agent de transfert enregistré auprès
de la SEC. Les agents de transfert enregistrés sont tenus, entre autres
choses, de prendre les empreintes digitales de leurs employés.
11. En quoi consiste le processus ? Votre équipe locale des Ressources
humaines établira un calendrier avec votre supérieur immédiat,
afin que votre travail soit le moins possible perturbé. Vous devrez
remplir deux cartes en y inscrivant les renseignements demandés et en
y apposant vos empreintes digitales. Un employé désigné de
Computershare passera les cartes en revue uniquement pour s’assurer que
tous les champs ont été remplis. La carte d’empreintes
digitales sera ensuite envoyée à la National Association of Securities
Dealers, Inc. (la « NASD »), au Maryland, qui la soumettra par
voie électronique au FBI, pour qu’il voie si vos empreintes correspondent à des
empreintes de sa base de données d’empreintes digitales. Lorsque
le FBI aura effectué sa comparaison, il détruira sa copie des
cartes. Vos empreintes digitales ne seront pas versées à la base
de données du FBI. Le FBI s’intéresse uniquement aux condamnations
au criminel aux États-Unis. Les infractions comme les excès de
vitesse ne sont pas consignées par le FBI, et ne sont donc pas signalées à Computershare.
Le FBI conservera certains autres renseignements figurant sur votre carte (nom,
date de naissance, etc.), mais seulement pendant environ 18 mois. Il procède
ainsi afin de pouvoir confirmer qu’il a ou n’a pas signalé un
résultat de recherche sur une personne donnée au cours de cette
période de 18 mois. La NASD conservera les cartes originales pendant
une période pouvant aller jusqu’à deux ans aux fins du
contrôle de la qualité, ou au cas où le FBI aurait besoin
de confirmer des renseignements; les cartes sont ensuite détruites.
12. Combien de temps prendra ce processus ? La prise des empreintes digitales
ne prend que quelques minutes. Quant au traitement des cartes par la NASD
et le FBI, il peut prendre plusieurs semaines.
13. À quoi servira la deuxième carte ? Les Ressources humaines
doivent conserver la deuxième carte. Elle sera conservée dans
un classeur verrouillé, dans un dossier séparé de votre
dossier personnel, et servira aux fins de la vérification interne si
la SEC en fait la demande. Aucun employé de Computershare n’utilisera
ou ne consultera les renseignements qu’elle contient pour quelqu’autre
fin que ce soit; par exemple, votre directeur n’aura pas accès à votre
carte s’il demande à voir votre dossier personnel. Les seuls employés
de Computershare qui auront accès aux cartes sont ceux qui sont chargés
d’assurer le respect des règles de la SEC, et uniquement si la
SEC demande que les cartes fassent l’objet d’une vérification
interne.
14. Combien de temps conserverez-vous le double de ma carte d’empreintes
digitales ? La SEC exige que Computershare conserve votre carte pendant au
moins trois ans après la cessation de votre emploi à la Société.
15. Pourquoi tenons-nous à être enregistrés comme agent
de transfert aux États-Unis ? Comme nous l’avons mentionné ci-dessus,
bon nombre de nos clients émettent des titres qui sont inscrits en vertu
de la Loi, et doivent par conséquent retenir les services d’un
agent de transfert enregistré. Si Computershare n’est pas enregistrée,
les clients ne pourront pas retenir nos services ou nous conserver comme agent
de transfert. Au nombre de ces clients figurent la Banque de Montréal,
la Banque Royale, BCE, Research in Motion, la Banque Scotia, Magna International,
Nortel, Rogers, TELUS, CP Rail, Fording, Pengrowth, Intrawest, Glamis Gold,
Ballard Power Systems et Northgate Minerals, sans compter de nombreux émetteurs
de petite et de moyenne envergure.
16. Que se passera-t-il si le FBI découvre que j’ai fait l’objet
d’une condamnation au criminel ? Le FBI en avisera le service des Ressources
humaines de Computershare, et chaque cas sera évalué individuellement.
17. Pourquoi les cartes et les empreintes digitales sont-elles envoyées
au FBI, et non à la GRC ? Comme il s’agit d’une règle
en vigueur aux États-Unis, cela relève d’un organisme d’application
de la loi des États-Unis. Le FBI revoit les condamnations au criminel
aux États-Unis seulement.
18. Que se passera-t-il si je n’accepte pas que l’on prenne mes
empreintes digitales ? Computershare croit qu’il est essentiel pour l’avenir
de la Société qu’elle demeure enregistrée en tant
qu’agent de transfert auprès de la SEC; elle s’est donc
engagée à s’assurer que tous les employés participent à ce
processus.
Nancy Greer
Vice-présidente exécutive, Amérique du Nord
Ressources humaines
Computershare Investor Services LLC
